Obecné informace o zpracování osobních údajů

Tento dokument slouží pro informování o způsobech zpracování osobních údajů ve společnosti CCA Group a.s. a vašich právech s tím souvisejících. Veškeré zpracování osobních údajů vychází z aktuálně platné legislativy a zejména z normy GDPR (General Data Protection Regulation), přičemž aktuální verze tohoto dokumentu je vždy dostupná na internetových stránkách společnosti na www.cca.cz.

Veškeré osobní údaje naše společnost zpracovává s maximálním důrazem na bezpečnost a s využitím všech dostupných technických prostředků k jejich ochraně. V případě jakýchkoli nejasností či dotazů je možné se obrátit na e-mail cca@cca.cz.

Zpracovatel vašich osobních údajů

Společnost CCA Group a.s. se sídlem Karlovo nám. 17/288, 120 00 Praha 2 – Nové Město, IČ 25695312, zapsaná v obchodním rejstříku spisová značka B 5556 vedeného u Městského soudu v Praze

Případy, kdy zpracováváme vaše osobní údaje

CCA Group a.s. zpracovává v aše osobní údaje v ž d y pouze v nezbytném rozsahu a pouze za předpokladu splnění alespoň jedné z následujících podmínek:

• byl nám k tomu Vámi udělen souhlas,
• existuje k tomu z naší strany oprávněný zájem,
• dochází k tomu v rámci plnění smluvních ujednání,
• dochází k tomu v rámci plnění povinností vyplývající pro nás z obecně závazných právních předpisů.

Osobní údaje, které jsou nezbytné pro řádné splnění všech povinností společnosti CCA Group. a.s., ať již tyto povinnosti vyplývají ze smluvních ujednání či z obecně závazných právních předpisů, musíme zpracovávat i po případném odvolání Vašeho souhlasu. CCA Group a.s. shromažďuje a nese odpovědnost za řádné a zákonné zpracování osobních údajů. Svá práva v rámci ochrany osobních údajů (popsaná dále v dokumentu) lze uplatňovat u naší společnosti.

Druhy zpracovávaných osobní údajů a důvody

Osobní údaje zpracováváme takové, které jsou pro nás nutné pro navázání či udržování obchodních vztahů.

Konkrétně se jedná o:

• adresní a identifikační údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci subjektu údajů a údaje umožňující kontakt se subjektem údajů - např. jméno, příjmení, titul, příp. rodné číslo, datum narození, adresa trvalého pobytu, IČ, DIČ, kontaktní údaje – např. kontaktní adresa, číslo telefonu, číslo faxu, e-mailová adresa a jiné obdobné informace),
• popisné údaje (např. bankovní spojení),
• další údaje nezbytné pro plnění smlouvy (na základě konkrétního smluvního ujednání).

Údaje poskytnuté nad rámec příslušných zákonů zpracovávané v rámci uděleného souhlasu ze strany subjektu údajů (zpracování fotografií, použití osobních údajů za účelem personálních řízení aj.). Zvláštní kategorie osobních údajů (citlivé údaje) nezpracováváme a ani nepoužíváme pro automatizované rozhodování, a to ani profilování.

Osobní údaje jsou pro nás dále důležité i pro:

• nábor nových uchazečů o zaměstnání,
• za účelem ochrany práv CCA Group a.s., příjemce nebo jiných dotčených osob (např. vymáhání pohledávek),
• plnění dalších zákonných povinností.

Specifickou kategorii pak tvoří údaje, které zpracováváme na základě vámi uděleného souhlasu. Ty zpracováváme vždy jen za uvedeným účelem, který musí být nedílnou součástí každého znění souhlasu.

Způsoby získávání osobních údajů a doba jejich uložení

• Údaje získáváme přímo od subjektu údajů (ten, koho se osobní údaje týkají, tedy Vás) a to v rámci jednání o navázání obchodního či smluvního vztahu (údaje nám předáte na základě zájmu o naše služby, produkty, zaměstnání, spolupráci nebo za účelem vypracování smluvních dokumentů),
• Obdobným způsobem získáváme údaje i v rámci probíhajícího obchodního či smluvního vztahu (komunikace emailem, telefonem apod., vizitky, smlouvy či jiné dokumenty),
• Některé údaje můžeme získávat z veřejně dostupných zdrojů (rejstříky, webové stránky, sociální sítě či média).

Doba zpracování osobních údajů se odvíjí podle jeho účelu.

• Údaje poskytnuté na základě souhlasu – po dobu platnosti souhlasu. tj. buď je tato doba časově určena ve znění souhlasu nebo do vašeho odvolání souhlasu pro zpracování,
• Údaje poskytnuté v rámci plnění smlouvy či za účelem ochrany práv CCA Group a.s. - Doba je obecně dána příslušnými právními předpisy,
• Údaje poskytnuté v rámci jednání o smluvním a obchodním vztahu - 2 následující kalendářní roky po obdržení osobních údajů,
• Údaje poskytnuté při náboru nových uchazečů o zaměstnání po dobu trvání výběrového řízení na dané pracovní místo a následně
  po 2 následující kalendářní roky od obdržení osobních údajů, kdy jsou údaje uloženy v databázi uchazečů.

Způsoby ochrany osobních údajů

Zpracování osobních údajů provádí výhradně CCA Group a.s. popř. pověřený zpracovatel na základě smlouvy o zpracování osobních údajů. CCA Group a.s. zpracovateli uzavřeny Smlouvy o zpracování osobních údajů v oblasti personalistiky a mezd, účetnictví, benefitů a případně zdravotní péče.

CCA Group a.s. je vázána povinností mlčenlivosti a povinností využít osobní údaje v souladu s účely, za kterými nám byly osobní údaje zpřístupněny. Zpracování je prováděno v provozovnách, pobočkách a sídle jednotlivými pověřenými zaměstnanci CCA Group a.s., případně zpracovatele.

Ke zpracování dochází buď ručně, nebo prostřednictvím výpočetní techniky, a to u osobních údajů v listinné i elektronické podobě, vždy za dodržení všech bezpečnostních zásad pro správu a zpracování osobních údajů. Za tímto účelem přijala CCA Group a.s. opatření k zajištění ochrany osobních údajů, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů.

Práva subjektů v rámci ochrany osobních údajů

Každý subjekt údajů má na základě platných zákonných úprav následující práva, která může kdykoli uplatnit:

• Právo být informován o zpracování svých údajů – jde zejména o informace o účelu zpracování, totožnosti CCA Group a.s., o jeho oprávněných zájmech, o příjemcích os. údajů, pokud dochází k předávání dalším osobám,
• Právo na přístup k osobním údajům – na základě žádosti vám poskytneme informace o vašich osobních údajích, které u nás máme,
• Právo na opravu či doplnění – provedeme úpravu, pokud ji u těchto údajů budete požadovat,
• Právo na výmaz – údaje o vás na vaši žádost vymažeme, pokud to nebude v rozporu s jinými účely, pro něž údaje musíme držet i nadále,
• Právo na omezení zpracování – můžete nám definovat omezení pro zpracování vaši údajů, pokud to
  nebude v rozporu s jinými účely zpracování,
• Právo na přenositelnost údajů – vaše údaje můžeme předat na základě vašeho pokynu jiné osobě,
• Právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování s právními či obdobnými účinky, zahrnujíce i profilování – CCA Group a.s. vaše údaje nijak automaticky nezpracovává a ani neprovádí profilování
• Právo vznést námitku – kdykoli nebudete s něčím souhlasit, obraťte se na nás.

Máte právo kdykoliv odvolat udělený souhlas se zpracováním osobních údajů a právo podat stížnost k dozorovému úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů, web: www.uoou.cz ).

Odvolání souhlasu subjektu a uplatnění práv subjektu údajů

Odvolat Váš dobrovolně udělený souhlas se zpracováním osobních údajů a uplatnit svá práva subjektu údajů můžete kdykoli a bezplatně prostřednictvím:

• dopisu v listinné podobě s ověřeným podpisem zaslaným na výše uvedenou adresu CCA Group. a.s.,
• zasláním příslušné zprávy do datové schránky CCA Group a.s.,
• osobním doručením na výše uvedenou adresu CCA Group a.s.

Povolené způsoby zaslání jsou pečlivě vybrány s ohledem na nutnost prokázání Vaší totožnosti. Jedná se o preventivní bezpečnostní opatření k zamezení přístupu neoprávněných osob k Vašim osobním údajům.

Odvoláním souhlasu není dotčena možnost i nadále zpracovávat Vaše osobní údaje na základě Vašeho souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním. Odvolání souhlasu také nemá vliv na zpracování osobních údajů, které zpracováváme na jiném právním základu, než je souhlas (tj. zejména je-li zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, právní povinnosti či z jiných důvodů uvedených v platných právních předpisech).

Kontaktní údaje – podněty, žádosti, stížnosti apod.

V případě jakéhokoli dotazu či podnětu týkajícího se ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat na e-mailové adrese cca@cca.cz.